Whistleblowing: come adeguarsi entro il 17 dicembre

Come noto, per i datori di lavoro che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, sino a 249, scatta, a far data dal 17.12.2023, l’obbligo di adeguarsi alle regole del D.lgs. 24/2023 in materia di Whistleblowing.
Dalla prossima settimana, quindi, sarà necessario dotarsi di sistemi che consentano ai lavoratori di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’UE di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Vediamo, quindi, quali sono gli aggiornamenti e i provvedimenti che i soggetti del settore privato sono chiamati ad adottare:

Individuazione di un canale di segnalazione con atto organizzativo specifico

Il soggetto del settore privato obbligato ad istituire il canale interno di segnalazione dovrà definire un atto organizzativo ad hoc che disciplina le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.

Con il recepimento a livello nazionale della Direttiva Europea sul Whistleblowing, è necessario gestire le segnalazioni di illeciti o violazioni, incluse quelle di rilevanza comunitaria, all’interno delle organizzazioni pubbliche e delle aziende private. Tale gestione deve avvenire attraverso l’adozione di canali di comunicazione specifici, preferibilmente di natura informatica, che assicurino adeguate misure di sicurezza per la tutela della riservatezza dei dati trattati.

Disposizione di policy e procedure specifiche

La procedura dovrà essere rivolta a disciplinare il processo di gestione della segnalazione, individuando e valutando idonee soluzioni organizzative.
Dovranno essere, altresì, definite le modalità operative in cui si articola il processo di gestione della segnalazione come, ad esempio, l’indicazione del canale di segnalazione, le modalità di ricezione della segnalazione, le modalità operative di analisi della segnalazione, la conseguente gestione della stessa nonché l’identificazione dei presidi adottati al fine di garantire la tutela del segnalante.

Comunicazione alle rappresentanze sindacali

I canali di segnalazione devono essere attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali: è richiesta una comunicazione tramite Pec (o comunque attraverso uno strumento idoneo a provare la ricezione), alla quale deve essere allegato il regolamento interno o la procedura da adottare, con indicazione del termine entro il quale possono essere richiesti incontri o maggiori chiarimenti. Decorso il termine può essere deliberata l’approvazione dell’atto organizzativo.

Implementazione della formazione in tema di whistleblowing

L’attività di formazione può essere suddivisa in due settori: la formazione dei soggetti coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni e la formazione di tutto il personale.

• La prima, che deve essere sottoposta a periodico aggiornamento, deve avere come obbiettivo quello di fornire al personale addetto alla gestione delle segnalazioni una specifica competenza tecnica che gli permetta di svolgere la propria mansione nel rispetto dei modi e dei tempi previsti dalla normativa.
• La seconda, invece, mira a fornire a tutto il personale un’adeguata informazione su cosa sia il canale di segnalazione, di come questo possa essere utilizzato, quali le tutele che l’ordinamento garantisce al segnalante e quale tipo di segnalazioni, invece, non rientrano tra quelle tutelate dalla norma.

Informazione adeguata sul sito o sulla pagina della piattaforma

La formazione di cui al punto precedente deve essere affiancata ad una corretta informazione sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito dall’ANAC.
Detta informazione deve essere diffusa in modo chiaro e in luoghi facilmente accessibili anche dalle persone che non frequentano i luoghi di lavoro, in una sezione specifica del sito interne aziendale e sulla piattaforma informativa (se ovviamente implementata).
Quanto sopra ha la finalità di evitare che il segnalante possa commettere errori al momento della proposizione della segnalazione.

Adeguamento del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (Modello)

Le società che hanno adottato il modello organizzativo 231 dovranno:

• Aggiornare il modello richiamando le nuove procedure adottate oltre che all’enunciazione della garanzia del rispetto dei doveri di riservatezza e l’espresso divieto di atti di ritorsione;
• Introdurre procedure che consentano l’informativa all’Organismo di Vigilanza (OdV) in seguito a segnalazioni rilevanti in base alla disciplina ex D.lgs. 231 (detta procedura non dovrà essere adottata nel momento in cui l’OdV sia anche il soggetto addetto alla gestione delle segnalazioni);
• Integrare il sistema disciplinare previsto dal Modello in funzione della nuova normativa.

Aggiornamenti in materia privacy

La gestione delle segnalazioni comporta il trattamento di dati personali, che deve essere effettuato nel rispetto del Regolamento Ue 679/2016.
In concreto, i soggetti del settore pubblico e del settore privato, che operano in qualità di “Titolari del Trattamento”, dovranno effettuare alcuni specifici adempimenti in materia di privacy quali:

• aggiornamento del Registro dei Trattamenti;
• predisposizione di un’idonea informativa a favore dei soggetti segnalanti e integrazione dell’informativa ai dipendenti;
• effettuazione di un’idonea valutazione d’impatto;
• verifica e implementazione delle misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza e l’integrità dei dati del segnalante;
• in caso di esternalizzazione del servizio per la gestione delle segnalazioni, specifica formalizzazione dell’atto di nomina dell’incaricato a Responsabile del Trattamento dei dati;
• predisposizione di una procedura operativa che minimizzi il trattamento dei dati, stabilendo anche un’adeguata data retention per la loro conservazione;
  in caso di condivisione di risorse per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni con altri soggetti, predisposizione di idonei accordi di contitolarità con i soggetti coinvolti.

Ricordiamo che in caso di violazioni, l’ANAC può applicare, sia nel settore pubblico che nel settore privato, sanzioni amministrative pecuniarie che vanno dai 10.000 ai 50.000 euro.
Per avere maggiori informazioni in merito all’iter dei singoli procedimenti sanzionatori occorre fare riferimento al “Regolamento per la gestione delle segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio dell’ANAC in attuazione del D.lgs. n. 24 del 2023”.
Per ulteriori informazioni circa le implementazioni necessarie non esitate a contattare i nostri professionisti che saranno a vostra disposizione.