Il Tribunale di Venezia, con la sentenza n. 2286 del 2 dicembre 2021, si è espresso in ordine all’utilizzabilità in giudizio di una registrazione audio di una riunione di lavoro effettuata di nascosto da un lavoratore e, successivamente, inoltrata ad altri colleghi i quali, a distanza di due anni, l’hanno prodotta in alcuni contenziosi avviati nei confronti dell’azienda.
Con la pronuncia in commento, il Giudice, dopo aver ritenuto che la registrazione audio integrasse un trattamento dati cui trova applicazione il GDPR, ha proceduto a valutare il citato trattamento in conformità ai principi di cui all’art. 5 GDPR, chiarendo quando una registrazione può considerarsi lecita.
In particolare, secondo il Tribunale la registrazione è lecita quando viene eseguita dal dipendente
“per tutelare la propria posizione all’interno dell’azienda nonché per precostituirsi un mezzo di prova e a patto che sia pertinente alla tesi difensiva e non eccedente le sue finalità” (Cass. civ., n. 12534/2019).
Il trattamento di dati personali per finalità di accertamento e/o esercizio di un diritto (anche in una fase pre-contenziosa), infatti, è espressione del legittimo interesse del titolare del trattamento e, pertanto, in caso di insussistenza di detto interesse, il trattamento deve ritenersi illecito per mancanza di una delle sue basi giuridiche (art. 6, comma 1, lett. f), Reg. UE 2016/679).
Tuttavia, nel caso sottoposto all’esame del Tribunale, il giudice ha ritenuto fuori dal perimetro della liceità del trattamento la condotta tenuta dal dipendente in quanto:
- era insussistente un’esigenza difensiva da tutelare, atteso che la registrazione aveva avuto ad oggetto una riunione aziendale ed era stata effettuata da un dipendente che all’epoca non poteva vantare esigenze difensive;
- sussisteva il difetto di pertinenza, sotto il profilo temporale, dei tempi di conservazione dei dati a quanto strettamente necessario alla difesa. La registrazione, infatti, era stata conservata per utilizzarla a tempo debito o meglio per cederla ai colleghi impegnati in un loro personale contenzioso con l’azienda ma non presenti alla riunione.
Il Tribunale ha, quindi, ordinato la cancellazione e/o distruzione dei file audio contenenti la registrazione della riunione e condannato i lavoratori ricorrenti al pagamento della sanzione di € 5.000 cadauno, in applicazione dei criteri previsti dall’art. 83 GDPR (“la natura, gravità e durata della violazione”; – “il carattere doloso o colposo della violazione”; – “il grado di cooperazione con l’autorità di controllo al fine di porre rimedio alla violazione e attuarne i possibili effetti negativi”), oltre alle spese legali.
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